働き方改革と電子化の関係について

国が働き方改革、生産性向上を打ち出している中で、官、民ともに手続きの電子化や効率化が進められています。これまではパソコンやインターネットが苦手という層も、スマートフォンの普及によってこれらの手続きも一気に進むと考えられています。筆者のことで恐縮ですが、先日引っ越すのに火災保険などの締結がスマートフォンにショートメールが送られてきて、そこの中だけで完結するというものでした。苦手かどうかといっていられなくなるように、この変化は一気に進んでいくのだと思います。

テクノロジーによって自動化が進む各サービス

　AIなどのテクノロジーによって既に多くのサービスが提供されています。廃棄物業界に近いところで言えば例えばAIによる契約書のチェックや書類作成サービスが挙げられます。こちらは弁護士が提供するサービスですが、契約書の有利不利や入れておいたほうがいいような文言のチェックなどもAIがあっという間にやってしまいます。業務委託契約書だけでなく秘密保持や売買契約や、工事請負契約など多岐にわたっています。
　また、司法書士や弁護士によって作られたサービスで、会社の役員変更や増資、本店移転などの書類作成を自動で行うものも既に存在しています。２年毎の役員任期の変更登記などは煩雑ですが、ITサービスによって誰でも簡単に書類が作成できるようになってきています。分割など高度な手続きにも対応が進んでいるのでおそらくは今後全ての登記手続きは自動化されるのではないかと思います。

期待される行政手続きの自動化、よりペーパーレスな時代へ

　役所側でもデジタルファースト法案が可決され、申請書類を簡略化、統一化する流れもでていると言われますし、税務署や労基関係では当たり前になってきている電子申請も、いわゆる行政手続きにおいても進むのではないかと期待されています。そもそも廃棄物業界ではローカルルールが強すぎて県ごとに申請書類が違うなどかなり面倒でしたから一刻も早く進んでほしいと思っています。
　そして契約書の数が多い場合には、作成だけでなく、郵送や管理も面倒だと思います。実際、リモートワークを妨げる要因として紙の契約書をあげられることもありました。電子契約書であれば押印作業が不要になりますし、管理もクラウド上でできますので、非常に簡単になり、コスト削減にも繋がります。何より、紙の契約書の押印や受け取り、発送のためだけにオフィスにいくということ自体がなくなります。

労働人口減少の対策としても重要になりつつある手続きの電子化

　これまでは導入コストが大きかったり、相手方にもシステム導入の必要がありましたが、こうしたコストや負担がなく、相手方にはなんの手間もないサービスも出てきています。
　こうした手続きの電子化やITによる業務の効率化は今後も進んでいくと思いますし、それによって今までかかっていた作業時間が大きく削減できたり、コストも減らすことが出来たりと、労働人口減少のための対策としても非常に重要になってくるでしょう。働き方改革という言葉も独り歩きしていますが、各自の生産性を上げてたり業務効率化をすすめることで、残業などを少なくしたり利益率の高い会社作りを進めようという趣旨だと考えています。特に、今後少子化で働く方の数が減っていきますので、こうした電子化、IT化を進めていくのは会社経営にとっても一層大事になっていくでしょう。

GOALグループ代表　行政書士　石下貴大

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