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発行 あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
編集 DREAMJOB Innovation Lab

「電子帳簿保存法の改正」

コラム読者の皆様こんにちは!
内山会計の内山でございます。

この記事では個人事業主の方・小規模事業者の方へ向けて、税理士・会計士としての立場から、専門的な知識・情報をわかりやすく解説してまいります。

前回はインボイス制度や社保適用拡大など、これから訪れる制度改定について解説させていただきましたが、今回はその続きとして『電子帳簿保存法の改正』について解説して行きたいと思います。

すでに多くの企業では請求書の電子化や保存帳簿の電子化を行っていると思いますが、今回の法改正によりいくつかの項目が義務化されることとなりました。法改正における注意点やこれからコストをかけずに電子化する方法など基本的な部分を解説致しますので、どうぞ最後までお付き合いください。

電子帳簿保存法が改正されます

画像の様な分厚い帳簿で日々の経理処理を行っている企業も少なくなってきました。恐らく読者の皆様もエクセルや会計ソフトなどを使用して帳簿付けを行っているかと思いますが、業者から受け取る領収書やお客様に送付する請求書は未だに紙ベースで行っている。というケースもあることでしょう。

令和4年1月1日より施行される電子帳簿保存法の改正では、電子帳簿等保存に関する事前承認の廃止や、タイムスタンプ等を利用した優良な電子帳簿については過少申告加算税の軽減措置、最低限の要件を満たす電子帳簿についても電磁的記録として認める、スキャナ保存についても要件の緩和等、これまで段階的に緩和されてきた各種書類の電子保存がより拡大し、経理業務の完全電子化へ向けた改正となりました。

「色々緩和されても別に今まで通り紙でやってもいいんでしょ?」
と思う方もいらっしゃると思いますが、今回の改正で一番頭を悩ますのは「電子取引に関する改正」です。先述の“請求書や領収書は未だに紙ベース”というのが、特定の条件下では廃止となってしまうのです。

データはデータで保存

先方からメールで送付された請求書や領収書を紙に印刷し保管している。という方は多いと思いますが、今回の法改正に対する説明では
「電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました」という一文があります。

先述の通り今まで領収書をメール等で受けとって、それを紙に出して保存していたという会社は多いとは思いますが、それが原則禁止となってしまいます。

データはどうやって保存する?

メールに請求書を添付する。メールに領収書を添付する。という作業は個人事業主・法人問わず、多くの事業所で日常的に行われている業務の一つだと言えます。今回の改正ではこれらの日常業務へも大きな影響があると言えますが、「印刷しないで保存しておくというのは具体的にどうしたらいいの?」と疑問を持つ方もいらっしゃることでしょう。

上図は電子取引の保存要件について国税庁が発表している資料となりますが、「真実性の要件」と「可視性の要件」の2項目に分けて、中小企業がコストをかけず法改正に対応する手段として次のようなものが考えられます。

真実性の要件

要するに「(請求書等の)データがいつ受け渡しされたもので、変更や訂正があった場合はそれが分かるようにしておく」ことが求められます。

ファイルへ「タイムスタンプ」を施す方法が有名ですが、中小企業や個人事業主が導入する場合、コスト的に見合わないケースも多く現実的ではないと考えます。
もっとも最近では各種クラウド会計ソフトが法改正へ対応したサービスを用意しているようですので、それらを活用して行けばコストの発生は抑えることが可能です。

しかし、それでもコストをかけずに対応したいという場合は、データ訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めることで対応することが可能です。
請求書や領収書をデータで受け取った際の社内ルールを整備することになりますが、

①受け取った人は何日以内に何をする?
②変更・訂正した場合は誰に決裁を仰ぐ?
③データはどこにどのような手段で保存する?

決まったひな形は存在しませんので、自社のやり方に合わせた上で、上記3点が担保された事務処理規定を整備して行きましょう。

可視性の要件

「データの中身が壊れておらず、日付や取引先などで検索した際にすぐに見つかるようにしましょう」というのが可視性の要件となります。

PDFが壊れていて中身が読み取れない… というのは論外ですが、データ自体をすぐに検索可能なものにするためには、ファイル名の付け方を社内で統一しておく必要があるでしょう。

最低限、「日付・金額・取引先」で検索をかけた際にすぐ見つかるようにしておく必要がありますので、例えば「20211201‗110000円‗○○株式会社」というファイル名にしておけば、3項目いずれの条件で検索してもすぐに見つけることが可能です。
また、3項目でそれぞれフォルダを別にして保存しておくという方法も考えられますね。

保存しておく場所については一台のHDDでの保存以外に、クラウドサービスやNASなど万一に備えたバックアップも取っておく必要があると言えるでしょう。なぜかと言うと、法人の場合、確定申告書の提出期限よりデータの保存期間が7年間と定められているからです。

つまり、7年間は安全にデータを保管しておく必要がありますので、会社の経理用PC一台だけで保存しておくという方法は安全面からも避けた方が無難ですね。

義務化に対して罰則はあるのか?

国税庁は「電子帳簿保存法一問一答」という文書で「保存要件を満たさないため、全て書面等で出力して保存しているのだが、青色申告の承認取り消しや、経費として認めないということはあるのか?」という問いに対して「青色申告の承認の取り消し対象となり得る」と回答しました。

この回答については問合せがとても多かったのか、後に「お問合わせの多いご質問」として補足説明を出しており「書面保存等していた場合でも、それ以外の特段の事由がないにもかかわらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではない」と、表現をとても柔らかなものへ変更しています。

つまりは、電磁的な保存をしていなくても、それだけでは青色の取り消しや経費の否認はないということです。

今回のまとめ

ペーパーレス・電子化の流れはDXという言葉が浸透してきていることからも分かる通り、今後ますます加速して行くことでしょう。中でも経理業務は紙ベースでの運用がまだまだ残っている業務の一つでもありますので、これを機会に電子化への一歩を踏み出してみるというのも良いでしょう。

業種によっては電子化することで却って業務が複雑になった… というケースもございますので、電子帳簿や経理の電子化でお困りの際は、お気軽に当事務所までご相談ください。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。

税理士法人内山会計 公認会計士・税理士 内山典弘

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